SAAS- OG ABONNEMENTSVILKÅR FOR ARRANGØRER

Innledning

Disse SaaS- og abonnementsvilkårene («Vilkårene») regulerer bruk av Fritim, en digital tjeneste for organisering og administrasjon av frivillig innsats, levert av Fritim AS, organisasjonsnummer 937 704 453 («Fritim»).

Vilkårene gjelder for virksomheter, foreninger, stiftelser og andre organisasjoner som inngår avtale om bruk av Fritim («Arrangøren»). Den som inngår avtalen på vegne av Arrangøren, bekrefter å ha nødvendig fullmakt til å binde Arrangøren.

1. Om Fritim

Fritim er en digital plattform som gjør det enklere for arrangører å organisere frivillig innsats, og for frivillige til å administrere egen profil, motta forespørsler og delta på arrangementer.

Fritim er ikke arrangør av arrangementet, arbeidsgiveren eller part i avtaler eller andre rettsforhold mellom frivillige og arrangøren. Arrangører er selv ansvarlige for de avtaler som inngås med eventuelle frivillige gjennom denne tjenesten.

2. Avtalen og Tjenesten

Fritim gir Arrangøren tilgang til Fritims programvareplattform og den funksjonaliteten som til enhver tid inngår i det avtalte abonnementet («Tjenesten»). En nærmere beskrivelse av Tjenesten og tilgjengelige funksjoner finnes på fritim.no, i Tjenesten eller i særskilt avtalt dokumentasjon.

Avtalen består av Ordrebekreftelsen eller annen særskilt bestilling, disse Vilkårene, Databehandleravtalen (DPA), Retningslinjer for akseptabel bruk (AUP) og eventuelle særskilt avtalte tillegg. Ved motstrid går Ordrebekreftelsen foran. DPA-en går foran for behandling av personopplysninger på vegne av Arrangøren. Personvernerklæringen er et informasjonsdokument og inngår ikke i den kommersielle Avtalen.

Fritim er leverandør av den tekniske Tjenesten. Fritim er ikke arrangør av Arrangementet, arbeidsgiver for frivillige eller part i avtaler mellom Arrangøren og personer som yter frivillig innsats («Frivillige»).

3. Arrangørkonto, kontaktperson og tilganger

Arrangøren skal oppgi en kontaktperson for kundeforholdet. Arrangøren er ansvarlig for hvem som gis administrator- eller brukertilgang, at brukerne har nødvendige fullmakter, og at tilganger endres eller fjernes når behovet bortfaller.

Innloggingsopplysninger er personlige og skal ikke deles. Arrangøren skal uten ugrunnet opphold varsle Fritim ved mistanke om misbruk, uautorisert tilgang eller andre sikkerhetshendelser knyttet til Arrangørens konto.

4. Arrangørens ansvar

Arrangøren er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av egne arrangementer og for forholdet til de Frivillige. Dette omfatter blant annet HMS, opplæring og instrukser, nødvendige forsikringer, vurdering av den enkeltes egnethet, eventuelle avtaler eller ytelser til Frivillige, samt skatte-, avgifts-, rapporterings- og arbeidsgiverplikter som måtte oppstå.

Tjenesten er beregnet på organisering av frivillig innsats. Dersom forholdet mellom Arrangøren og en Frivillig etter sin faktiske karakter utgjør et arbeids- eller oppdragsforhold, er Arrangøren ansvarlig for å identifisere og oppfylle pliktene som følger av dette.

Arrangøren er ansvarlig for at opplysninger og annet innhold som registreres eller publiseres gjennom Tjenesten er korrekt, lovlig og nødvendig for det aktuelle formålet.

5. Matching, politiattest og mindreårige

Fritim kan tilby funksjonalitet som gjør det mulig for Arrangøren å søke etter Frivillige på grunnlag av kompetanse, erfaring, tilgjengelighet og andre relevante kriterier («Matching»).

Matching gir Arrangøren ikke-identifiserende treff basert på de valgte kriteriene. Navn, kontaktopplysninger eller den fullstendige profilen til en Frivillig gjøres ikke tilgjengelig for Arrangøren gjennom Matching før den Frivillige har akseptert en konkret forespørsel. Arrangøren skal ikke forsøke å omgå denne mekanismen eller på annen måte identifisere eller kontakte Frivillige som ikke har gjort seg tilgjengelige for dette gjennom Tjenesten.

Fritim garanterer ikke at en Frivillig som fremkommer som et Matching-treff er tilgjengelig, egnet for det aktuelle oppdraget eller faktisk har de registrerte kvalifikasjonene. Arrangøren er selv ansvarlig for nødvendige vurderinger og kontroller før en Frivillig benyttes.

Dersom funksjonen er tilgjengelig, kan Arrangøren markere en Frivillig som Arrangøren tidligere har hatt kontakt med gjennom Fritim som «favoritt» for egen intern administrasjon. Favorittfunksjonen er ikke en rating eller rangering av den Frivillige, deles ikke med andre Arrangører og gir ikke Arrangøren større tilgang til den Frivilliges profil eller kontaktopplysninger enn det som ellers følger av den Frivilliges tilgjengelighetsinnstillinger. Arrangøren skal ikke bruke funksjonen til å omgå slike innstillinger.

Dersom Arrangøren har rettslig grunnlag for å kreve politiattest, skal politiattesten innhentes og kontrolleres av Arrangøren utenfor Fritim. Tjenesten kan gi Arrangøren mulighet til å registrere status som «Fremvist/kontrollert», «Ikke fremvist» eller «Ikke aktuelt», samt eventuell dato for kontroll.

En slik status sier ikke noe om innholdet eller resultatet av politiattesten og skal ikke registreres eller brukes som en vurdering av at den Frivillige er «godkjent», «ren» eller tilsvarende. Fritim innhenter, mottar, lagrer eller vurderer ikke selve politiattesten, kopi eller bilde av attesten, eller opplysninger om innhold, merknader, resultat, straffedommer eller lovovertredelser. Arrangøren er ansvarlig for at det foreligger rettslig grunnlag for å kreve og kontrollere politiattest og for at opplysninger som registreres i Tjenesten er korrekte og nødvendige.

Personer under 15 år kan ikke opprette egen Fritim-profil eller inngå i Matching. De kan registreres av Arrangøren eller foresatt/verge i forbindelse med et konkret arrangement eller frivillig aktivitet.

Personer mellom 15 og 17 år kan opprette og bruke egen Fritim-profil. Arrangøren er ansvarlig for å vurdere om en mindreårig kan delta i et konkret arrangement eller utføre en bestemt oppgave, herunder om aktiviteten er egnet ut fra den Frivilliges alder og om det gjelder særskilte aldersgrenser eller krav om involvering eller godkjenning fra foresatt/verge.

6. Akseptabel bruk og kommunikasjon

Arrangøren og Arrangørens brukere skal bruke Tjenesten i samsvar med Avtalen, AUP-en og gjeldende lovgivning. Tjenesten skal ikke brukes til ulovlig eller diskriminerende aktivitet, uautorisert innsamling eller bruk av personopplysninger, omgåelse av sikkerhetsfunksjoner, spam eller annen bruk som kan skade Fritim, andre brukere eller Tjenesten.

Dersom Tjenesten brukes til SMS, e-post eller annen kommunikasjon med Frivillige, er Arrangøren ansvarlig for at utsendelsen har et lovlig og relevant formål og oppfyller gjeldende krav til personvern og elektronisk markedsføring. Kostnader for SMS eller andre tilleggstjenester kan faktureres særskilt.

7. Pris og betaling

Pris, abonnementsperiode, inkludert funksjonalitet og eventuelle tilleggstjenester følger av Ordrebekreftelsen eller Fritims til enhver tid gjeldende prisoversikt. Med mindre annet er avtalt, oppgis priser eksklusive merverdiavgift.

Med mindre annet fremgår av Ordrebekreftelsen, løper abonnementet i tolv (12) måneder og fornyes ikke automatisk. Oppsigelse i en løpende abonnementsperiode gir ikke rett til refusjon av allerede avtalt eller betalt vederlag.

Ved forsinket betaling kan Fritim kreve forsinkelsesrenter og omkostninger etter gjeldende regler og, etter rimelig varsel, begrense eller suspendere tilgangen til Tjenesten. Prisendringer får virkning fra neste abonnementsperiode med mindre annet er avtalt.

8. Personvern og informasjonssikkerhet

Partenes roller ved behandling av personopplysninger avhenger av den konkrete behandlingen. Når Fritim behandler personopplysninger på vegne av Arrangøren, reguleres behandlingen av DPA-en. Fritims behandling av personopplysninger for egne formål beskrives i Fritims Personvernerklæring.

Arrangøren er ansvarlig for at personopplysninger som Arrangøren registrerer eller på annen måte instruerer Fritim om å behandle, har et gyldig behandlingsgrunnlag og ikke går ut over det som er nødvendig for formålet.

Fritim skal gjennomføre rimelige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte Tjenesten og personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap, endring og annen ulovlig behandling. Nærmere krav til behandling på vegne av Arrangøren følger av DPA-en.

9. Tilgjengelighet, support og endringer

Fritim tilstreber høy tilgjengelighet, men Tjenesten kan fra tid til annen være helt eller delvis utilgjengelig som følge av vedlikehold, oppdateringer, sikkerhetstiltak, feil eller andre forhold. Med mindre annet er særskilt avtalt, gis ingen bestemt garanti for oppetid, responstid eller feilfri drift.

Fritim kan løpende videreutvikle, endre, legge til eller fjerne funksjonalitet. Dersom en endring vesentlig reduserer avtalt kjernefunksjonalitet i en løpende betalt abonnementsperiode, skal Arrangøren varsles i rimelig tid når dette er praktisk mulig.

Fritim kan endre Vilkårene. Vesentlige endringer varsles normalt minst 30 dager før ikrafttredelse. Endringer som skyldes lovkrav, sikkerhet eller forhold utenfor Fritims kontroll kan gjennomføres med kortere varsel når dette er nødvendig.

10. Immaterielle rettigheter og Kundedata

Fritim og Fritims lisensgivere beholder alle opphavsrettslige, varemerkerettslige og andre immaterielle rettigheter til Tjenesten, programvaren, designet, dokumentasjonen og innhold skapt av eller for Fritim. Arrangøren får en begrenset, ikke-eksklusiv og ikke-overførbar rett til å bruke Tjenesten i avtaleperioden.

Arrangøren beholder rettighetene til data og innhold Arrangøren selv legger inn i Tjenesten («Kundedata»), og gir Fritim den bruksretten som er nødvendig for å levere, sikre og drifte Tjenesten. Arrangøren er ansvarlig for at Kundedata ikke krenker tredjeparts rettigheter.

Fritim kan bruke statistikk og data som er reelt anonymisert eller aggregert slik at de ikke lenger utgjør personopplysninger, til drift, analyse, statistikk og videreutvikling av Tjenesten.

11. Konfidensialitet

Partene skal behandle informasjon som med rimelighet må forstås som konfidensiell, fortrolig og bare bruke den i den grad det er nødvendig for å oppfylle Avtalen. Taushetsplikten gjelder ikke informasjon som er offentlig kjent uten brudd på Avtalen, lovlig mottatt fra tredjepart eller som må utleveres etter lov eller bindende myndighetspålegg.

12. Ansvar

Fritim er ikke ansvarlig for forhold som ligger under Arrangørens ansvar, herunder gjennomføringen av et Arrangement, handlinger eller unnlatelser fra Frivillige, riktigheten av opplysninger registrert av brukere, egnetheten av en match eller Arrangørens håndtering av politiattest.

Fritim er ikke ansvarlig for indirekte tap eller følgetap, herunder tapt fortjeneste, tapte inntekter, tapte besparelser eller tap av goodwill. Fritims samlede ansvar under Avtalen er begrenset til vederlaget Arrangøren har betalt eller skal betale for Tjenesten for den seks (6) måneders perioden som kravet knytter seg til.

13. Suspensjon og opphør

Fritim kan helt eller delvis suspendere tilgang ved vesentlig eller gjentatt brudd på Avtalen eller AUP-en, manglende betaling, sikkerhetsrisiko, mistanke om svindel eller ulovlig bruk, eller pålegg fra offentlig myndighet. Arrangøren skal normalt varsles og gis rimelig anledning til å rette forholdet, med mindre umiddelbare tiltak er nødvendig.

Hver part kan heve Avtalen ved vesentlig mislighold som ikke rettes innen rimelig frist etter skriftlig varsel, med mindre misligholdet ikke kan avhjelpes.

Arrangøren er ansvarlig for å hente ut Kundedata som skal beholdes før Avtalen opphører. Fritim skal, i den utstrekning standardisert eksport er tilgjengelig, gjøre denne tilgjengelig i forbindelse med opphør. Personopplysninger slettes eller returneres i samsvar med DPA-en og Personvernerklæringen.

14. Underleverandører, force majeure og overdragelse

Fritim kan benytte underleverandører for å levere Tjenesten. Fritim er ansvarlig for sine underleverandørers oppfyllelse som for egen oppfyllelse, med de ansvarsbegrensninger som følger av Avtalen. For tredjepartstjenester som Arrangøren inngår særskilt avtale om direkte med tredjeparten, gjelder tredjepartens egne vilkår. Bruk av underdatabehandlere reguleres av DPA-en.

Ingen av partene er ansvarlig for manglende eller forsinket oppfyllelse som skyldes forhold utenfor partens rimelige kontroll og som parten ikke med rimelighet kunne forutse eller overvinne.

Arrangøren kan ikke overdra Avtalen uten Fritims skriftlige samtykke. Fritim kan overdra Avtalen som ledd i konsernintern omorganisering, fusjon eller virksomhetsoverdragelse, forutsatt at Arrangørens avtalte rettigheter ikke vesentlig svekkes.

15. Lovvalg, tvister og kontakt

Avtalen er underlagt norsk rett. Partene skal søke å løse tvister gjennom forhandlinger. Dersom tvisten ikke løses, kan den bringes inn for de ordinære domstolene med Fritims alminnelige verneting som avtalt verneting, med mindre annet følger av ufravikelig rett.

Henvendelser om Avtalen kan rettes til Fritim AS, organisasjonsnummer 937 704 453, på [e-postadresse] eller [forretningsadresse].