PERSONVERNERKLÆRING

Innledning

Fritim skal gjøre det enkelt å organisere frivillige, vakter og arrangementer. Det skal samtidig være enkelt å forstå hvordan personopplysninger behandles når du bruker Fritim.

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke opplysninger Fritim behandler, hvorfor vi gjør det, hvem opplysningene kan deles med, hvor lenge de lagres og hvilke rettigheter du har.

1. Hvem er Fritim?

Fritim leveres av Fritim AS, organisasjonsnummer 937 704 453 («Fritim», «vi», «oss»).

2. Fritim kan ha to forskjellige personvernroller

Hvilken rolle Fritim har, avhenger av hva opplysningene brukes til.

Når Fritim bestemmer formålet. Fritim er selv behandlingsansvarlig for opplysninger vi trenger for å opprette og administrere brukerkontoer, drive plattformen, levere plattformomfattende profil- og synlighetsfunksjoner, håndtere sikkerhet og support, følge opp egne kunder og oppfylle våre rettslige plikter.

Når arrangøren bestemmer formålet. Når en arrangør bruker Fritim til å administrere frivillige, vakter, oppgaver, bemanning og kommunikasjon for sitt arrangement, er arrangøren normalt behandlingsansvarlig. Fritim behandler da opplysninger på arrangørens vegne som databehandler.

Dette skillet betyr blant annet at spørsmål om hvorfor en bestemt arrangør registrerer eller bruker opplysninger om deg normalt skal rettes til arrangøren, mens spørsmål om din Fritim-konto, profil, synlighetsinnstillinger eller Fritims egen behandling kan rettes til Fritim.

3. Opplysninger vi kan samle inn

Opplysningene avhenger av hvordan du bruker Fritim og hvilke funksjoner du velger å benytte.

• identitets- og kontaktopplysninger, som navn, alder/fødselsopplysninger der dette er nødvendig for alderskontroll, e-postadresse og telefonnummer;
• opplysninger om foresatt/verge, som navn, kontaktopplysninger og status for eventuell godkjenning, dersom dette er nødvendig for din bruk av Tjenesten;
• profilopplysninger, som profilbilde, geografisk område og størrelse på t-skjorte;
• ferdigheter, kompetanse, kurs, erfaring, førerkort og andre kvalifikasjoner;
• synlighetsinnstillinger og opplysninger om hvilke arrangører profilen kan være synlig for;
• tilgjengelighet, ønskede oppgaver og andre praktiske preferanser;
• påmeldinger, forespørsler, svar, vakter, oppgaver og arrangementshistorikk;
• kommunikasjon med Fritim eller arrangører gjennom Tjenesten;
• opplysninger om arrangørkonto, rolle og tilganger dersom du representerer en arrangør;
• kunde-, abonnements-, betalings- og faktureringsopplysninger der dette er relevant; og
• tekniske opplysninger som IP-adresse, innloggingshendelser, enhets- og nettleserinformasjon og sikkerhetslogger.

Matpreferanser kan registreres dersom funksjonen er tilgjengelig og du velger å bruke den. Slik informasjon kan i enkelte tilfeller si noe om helse eller livssyn og skal derfor behandles med særlig varsomhet.

4. Hvor får vi opplysningene fra?

• direkte fra deg når du oppretter eller oppdaterer en konto eller profil;
• fra en arrangør når arrangøren registrerer opplysninger som ledd i administrasjonen av et arrangement;
• fra foresatt/verge når vedkommende registrerer en person under 15 år eller gir en godkjenning som kreves for bruk av hele eller deler av Tjenesten;
• fra dine valg og handlinger i Tjenesten, for eksempel når du endrer synlighet, melder deg til en vakt eller svarer på en forespørsel; og
• automatisk fra tekniske systemer når dette er nødvendig for innlogging, sikkerhet, drift og feilsøking.

5. Din profil og synlighet

Er du 15 år eller eldre, kan du opprette og bruke en egen Fritim-profil. Profilen brukes blant annet til å administrere din deltakelse i arrangementer og til å registrere opplysninger om kompetanse, erfaring, tilgjengelighet og andre forhold som er relevante for frivillig aktivitet.

Fritim-profilen din er ikke offentlig tilgjengelig eller fritt søkbar for arrangører. Profilen er privat som utgangspunkt.

Du kan selv velge om relevante opplysninger fra profilen din skal kunne brukes i Fritims Matching-funksjon, og hvilke arrangører som skal kunne få anonyme Matching-treff basert på disse opplysningene.

Fritim kan tilby følgende tilgjengelighetsinnstillinger:

Privat – opplysninger fra profilen din brukes ikke til Matching for andre arrangører.

Tidligere arrangører – relevante opplysninger fra profilen din kan brukes i Matching for arrangører du tidligere har hatt en tilknytning til gjennom Fritim.

Alle arrangører – relevante opplysninger fra profilen din kan brukes i Matching for arrangører som benytter Fritim.

Selv om du velger «Tidligere arrangører» eller «Alle arrangører», får arrangøren ikke tilgang til navnet ditt, kontaktopplysningene dine eller den fullstendige profilen din gjennom Matching. Arrangøren får bare anonyme treff basert på de kriteriene som inngår i søket.

Identiteten din og nødvendige kontakt- eller profilopplysninger kan først gjøres tilgjengelige for en arrangør dersom du selv svarer positivt på en konkret forespørsel.

Utgangspunktet er at tilgjengelighetsinnstillingen er satt til «Privat» når profilen opprettes. Du kan når som helst endre innstillingen. Endringen gjelder for fremtidig Matching og påvirker ikke kontakt, forespørsler eller arrangementer som allerede er etablert.

Er du under 18 år, kan enkelte aktiviteter eller funksjoner være underlagt særskilte aldersgrenser eller krav om involvering eller godkjenning fra foresatt/verge.

Opprettelse av en Fritim-profil innebærer ikke at Fritim vurderer eller godkjenner om du kan delta i et konkret arrangement eller utføre en bestemt oppgave. Arrangøren er ansvarlig for å vurdere dette og for å innhente nødvendig godkjenning fra foresatt/verge der dette kreves.

6. Matching

Fritim kan la arrangører søke etter frivillige basert på et konkret behov, for eksempel bestemte ferdigheter, kurs, førerkort, erfaring, tilgjengelighet eller annen relevant kompetanse som er registrert i Fritim.

Hvilke arrangører du kan inngå i Matching for, bestemmes av tilgjengelighetsinnstillingen du har valgt, jf. punkt 5.

Matching skjer på grunnlag av relevante kriterier – ikke ved at arrangøren søker etter navngitte personer. Et søk gir arrangøren anonyme treff og viser ikke navn, kontaktopplysninger eller den fullstendige profilen til personene som matcher kriteriene.

Arrangøren kan sende en forespørsel gjennom Fritim til aktuelle matcher. Du bestemmer selv om du ønsker å svare positivt på forespørselen. Først dersom du svarer ja, kan Fritim gjøre nødvendige identitets-, kontakt- og profilopplysninger tilgjengelige for den aktuelle arrangøren slik at arrangøren kan følge opp forespørselen.

Personer under 15 år kan ikke inngå i Matching.

Arrangører du tidligere har hatt kontakt med gjennom Fritim kan markere deg som «favoritt» for å gjøre det enklere å finne igjen tidligere frivillige ved senere arrangementer. Markeringen er bare tilgjengelig for den aktuelle Arrangøren, er ikke en vurdering eller rangering av deg og deles ikke med andre Arrangører. En favorittmarkering gir ikke Arrangøren større tilgang til profilen eller kontaktopplysningene dine enn det som ellers følger av dine tilgjengelighetsinnstillinger.

Matching er et administrativt hjelpemiddel. Fritim treffer ikke den endelige beslutningen om hvem som skal delta på et arrangement, og Matching brukes ikke til automatiserte individuelle avgjørelser som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte påvirker deg vesentlig, jf. GDPR artikkel 22.

7. Politiattest

Fritim lagrer ikke selve politiattesten, kopi eller bilde av attesten, eller opplysninger om innhold, merknader, resultat, straffedommer eller lovovertredelser.

Tjenesten kan gi arrangøren mulighet til å registrere status som «Fremvist/kontrollert», «Ikke fremvist» eller «Ikke aktuelt», samt eventuell dato for kontroll. Statusen sier ikke noe om innholdet eller resultatet av politiattesten og innebærer ikke at Fritim har vurdert eller godkjent den frivillige.

8. Matpreferanser

Fritim kan gi deg mulighet til å registrere vanlige matpreferanser for å gjøre det enklere for arrangøren å planlegge servering og andre praktiske forhold. Fritim ber ikke gjennom denne funksjonen om opplysninger om allergier, helse eller andre særlige kategorier av personopplysninger.

9. Hva Fritim bruker opplysninger til som behandlingsansvarlig

Når Fritim selv er behandlingsansvarlig, kan vi behandle personopplysninger for følgende formål:

• opprette, administrere og sikre Fritim-kontoer og profiler;
• levere synlighets- og matchingfunksjoner du velger å bruke;
• kommunisere med deg og yte kundeservice og support;
• administrere kundeforhold, abonnement, betaling og fakturering;
• forebygge misbruk, beskytte Tjenesten og undersøke sikkerhetshendelser;
• feilsøke og forbedre Tjenestens stabilitet og funksjonalitet;
• oppfylle lovpålagte krav, for eksempel bokførings- og dokumentasjonsplikter; og
• sende relevant informasjon eller markedsføring der dette er tillatt etter gjeldende regler.

10. Behandlingsgrunnlag

Hvilket behandlingsgrunnlag vi bruker, avhenger av formålet med behandlingen.

• Avtale: når behandlingen er nødvendig for å opprette og levere funksjoner du ber om som bruker eller kunde, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
• Berettiget interesse: når vi har en legitim interesse i å drive, sikre, forbedre eller administrere Tjenesten, og denne interessen ikke veier tyngre enn dine personverninteresser, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
• Rettslig forpliktelse: når vi må behandle opplysninger for å oppfylle krav i lov, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
• Samtykke: når vi uttrykkelig ber om samtykke, for eksempel for enkelte frivillige profilfunksjoner, synlighet eller behandling av særlige kategorier opplysninger, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav a og, der relevant, artikkel 9 nr. 2 bokstav a.

Når Fritim behandler personopplysninger som databehandler for en arrangør, er det arrangøren - ikke Fritim - som er ansvarlig for å fastsette behandlingsgrunnlaget.

11. Når Fritim behandler opplysninger for arrangøren

Når du er knyttet til et konkret arrangement eller en arrangør, kan arrangøren bruke Fritim til blant annet å:

• registrere og administrere frivillige;
• opprette, planlegge og bemanne vakter og oppgaver;
• registrere tilgjengelighet, kvalifikasjoner og relevant kompetanse;
• sende forespørsler, SMS, e-post og praktisk informasjon;
• følge opp svar, påmelding og deltakelse;
• generere eller administrere attester dersom funksjonen er tilgjengelig; og
• registrere at politiattest er fremvist/kontrollert der arrangøren har rettslig grunnlag.

Arrangøren er da normalt behandlingsansvarlig for denne behandlingen. Fritim behandler opplysningene etter arrangørens instrukser og i samsvar med en databehandleravtale.

12. SMS og e-post

Fritim gjør det mulig for arrangører å kommunisere med frivillige gjennom blant annet SMS og e-post. Når kommunikasjonen gjelder et konkret arrangement og sendes på arrangørens initiativ, skjer behandlingen normalt på vegne av arrangøren.

Fritim og våre tekniske leverandører kan behandle nødvendige opplysninger om utsendelsen, for eksempel mottaker, tidspunkt, leveringsstatus og svarstatus. Eventuelle reservasjoner mot videre henvendelser håndteres i samsvar med Tjenestens funksjonalitet og gjeldende regler.

13. Hvem kan motta opplysningene?

Personopplysninger kan gjøres tilgjengelige for følgende mottakere når det er nødvendig:

• arrangører du er knyttet til, har svart ja til eller har valgt at profilen din kan være synlig for;
• personer hos Fritim som trenger tilgang for drift, support, sikkerhet eller administrasjon;
• tekniske tjenesteleverandører som leverer database, hosting, autentisering, SMS, e-post eller annen nødvendig infrastruktur;
• betalings-, regnskaps- eller rådgivningsleverandører der dette er nødvendig for Fritims egne formål; og
• offentlige myndigheter dersom utlevering er pålagt etter lov.

Tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, er underlagt databehandleravtaler der dette kreves.

14. Våre tekniske leverandører og lagringssted

Fritim benytter Supabase som en del av den tekniske plattformen for database, backend, autentisering og tilknyttet infrastruktur. Primære kundedata er konfigurert for lagring i en europeisk region. Sinch brukes som SMS-leverandør.

Bruk av internasjonale teknologileverandører kan likevel innebære at personopplysninger i enkelte situasjoner behandles eller gjøres tilgjengelige utenfor EØS, for eksempel gjennom support eller leverandørkjeder. Når dette skjer, skal Fritim sørge for gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige beskyttelsestiltak etter GDPR kapittel V.

15. Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

Fritim lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, og sletter eller anonymiserer opplysninger når vi ikke lenger har et relevant formål eller rettslig grunnlag for videre behandling.

• Konto- og profilopplysninger lagres normalt så lenge du har en aktiv konto, og slettes eller anonymiseres etter at kontoen slettes, med forbehold for nødvendige tekniske slette- og backupsykluser.
• Opplysninger Fritim behandler på vegne av en arrangør oppbevares i samsvar med arrangørens instrukser og databehandleravtalen.
• Kunde- og abonnementsopplysninger lagres så lenge kundeforholdet består og deretter så lenge det er nødvendig for oppfølging og dokumentasjon.
• Regnskapsmateriale oppbevares så lenge bokføringsregelverket krever det.
• Tekniske logger og sikkerhetsdata oppbevares i en begrenset periode basert på behovet for drift, feilsøking og sikkerhet.

16. Informasjonssikkerhet

Fritim bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap, endring, utilsiktet sletting og urettmessig bruk eller utlevering.

Tiltakene tilpasses behandlingens art og risiko og omfatter blant annet tilgangsstyring, kryptert kommunikasjon, bruk av etablerte teknologileverandører og rutiner for håndtering av sikkerhetshendelser. Ingen digital tjeneste kan garanteres å være fullstendig fri for sikkerhetsrisiko.

17. Dine rettigheter

Når Fritim er behandlingsansvarlig for opplysningene dine, kan du etter nærmere vilkår ha rett til:

• informasjon om hvordan personopplysningene dine behandles;
• innsyn i personopplysninger vi har om deg;
• retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger;
• sletting av opplysninger;
• begrensning av behandlingen;
• dataportabilitet;
• å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse; og
• å trekke tilbake et samtykke når behandlingen bygger på samtykke.

Dersom forespørselen gjelder opplysninger en arrangør behandler om deg i forbindelse med et konkret arrangement, bør du normalt kontakte arrangøren. Fritim vil bistå arrangøren der dette er nødvendig.

Fritim kan be om informasjon som er nødvendig for å bekrefte identiteten din før vi besvarer en forespørsel.

18. Barn og mindreårige

Du må være minst 15 år for å opprette og bruke en egen Fritim-profil.

Personer under 15 år kan registreres i Fritim av en arrangør eller foresatt/verge i forbindelse med et konkret arrangement, men kan ikke selv opprette en Fritim-profil eller inngå i Matching.

Er du mellom 15 og 17 år, kan du opprette og bruke egen Fritim-profil. Enkelte aktiviteter eller funksjoner kan likevel være underlagt særskilte aldersgrenser eller krav om involvering eller godkjenning fra foresatt/verge. Arrangøren er ansvarlig for å vurdere slike krav i forbindelse med det konkrete arrangementet eller oppgaven.

19. Informasjonskapsler og lignende teknologi

Fritims nettsider og Tjenesten kan bruke informasjonskapsler eller tilsvarende teknologi som er nødvendige for innlogging, sikkerhet og teknisk funksjonalitet.

Dersom Fritim benytter analyse-, markedsførings- eller andre ikke-nødvendige informasjonskapsler, skal disse håndteres i samsvar med gjeldende regler og nødvendig samtykke innhentes der dette kreves. Nærmere informasjon kan gis i en separat cookie-erklæring.

20. Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at personopplysninger behandles i strid med personvernregelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet på datatilsynet.no.

Du kan gjerne kontakte Fritim eller den aktuelle arrangøren først, slik at saken kan undersøkes og eventuelle feil rettes.

21. Endringer i personvernerklæringen

Fritim kan oppdatere denne personvernerklæringen dersom Tjenesten, behandlingen av personopplysninger eller regelverket endres. Ved vesentlige endringer vil vi informere på en egnet måte. Gjeldende versjon vil være tilgjengelig gjennom Fritims nettsider eller Tjenesten.

22. Kontakt

Spørsmål om personvern kan rettes til Fritim AS, organisasjonsnummer 937 704 453, på personvern@fritim.no.